L’inizio del 2026 introduce un cambiamento rilevante nel sistema delle comunicazioni societarie italiane. Dal 1° gennaio, infatti, ogni amministratore di società deve possedere una PEC personale e comunicarla alla Camera di Commercio affinché venga registrata nel relativo fascicolo dell’impresa. Non si tratta di un aggiornamento marginale, ma di un adempimento che modifica il modo in cui amministratori, imprese e Pubblica Amministrazione interagiscono tra loro, rendendo più diretto e individuale il flusso delle notifiche ufficiali.
La posta elettronica certificata è ormai uno strumento consolidato all’interno del panorama giuridico e amministrativo italiano. Fino a oggi, però, la gestione delle comunicazioni era quasi sempre legata alla casella PEC dell’azienda o a quella del professionista incaricato. Con l’introduzione dell’obbligo personale per gli amministratori cambia la prospettiva: ogni figura che detiene un ruolo di responsabilità all’interno di una società dovrà disponre di un domicilio digitale proprio, riconducibile unicamente alla persona e non più solo all’ente che rappresenta.
Questa novità rafforza il percorso di digitalizzazione in atto da anni e pone nuove basi per una gestione più trasparente, ordinata e verificabile dei rapporti formali tra imprese e istituzioni.
Perché la PEC personale degli amministratori diventa obbligatoria
La ragione principale che ha portato all’introduzione dell’obbligo è la necessità di collegare in modo univoco ogni amministratore alle comunicazioni a lui destinate. La sola PEC aziendale non garantiva sempre la certezza della ricezione personale da parte del soggetto incaricato, soprattutto nelle realtà complesse o nelle società con più amministratori. La normativa 2026 punta quindi a rendere identificabile ogni destinatario e a garantire che messaggi, diffide, avvisi, richieste di adempimento e notifiche di legge arrivino direttamente all’amministratore competente.
In questo modo si rende più chiaro il perimetro delle responsabilità amministrative, evitando che comunicazioni rilevanti possano disperdersi o rimanere non lette a causa di una gestione centralizzata della PEC societaria. La posta elettronica certificata, infatti, non è solo un mezzo digitale, ma uno strumento con pieno valore legale, capace di certificare sia l’invio sia la ricezione. L’abbinamento diretto a ciascun amministratore permette quindi di far coincidere il destinatario formale con la persona fisica responsabile dell’incarico.
Questo processo rientra anche nella più ampia strategia di digital trust che sta investendo gli Stati europei, con l’obiettivo di rendere riconoscibili e tracciabili tutti i soggetti che ricoprono ruoli di rappresentanza all’interno delle strutture aziendali.
Le implicazioni pratiche per amministratori e società
Dal 1° gennaio 2026 la PEC personale diventa obbligatoria tanto per chi già ricopre la carica quanto per chi la assumerà successivamente. Ogni amministratore dovrà quindi attivare una casella a titolo individuale, anche nel caso in cui non gestisca operativamente le comunicazioni dell’impresa. L’indirizzo dovrà essere attivo, funzionante e collegato direttamente alla persona fisica, non a uffici o ruoli generici.
La società, a sua volta, ha l’obbligo di comunicare al Registro delle Imprese le PEC personali dei propri amministratori e di mantenere aggiornati tali dati ogni volta che avviene una variazione nelle cariche o nella composizione dell’organo amministrativo. Si tratta di un adempimento che diventa parte integrante della gestione societaria, al pari dell’aggiornamento di statuti, deleghe o poteri.
L’assenza della PEC personale può costituire motivo di irregolarità nella posizione dell’amministratore, con conseguenze sulla validità della sua designazione e con il rischio di sanzioni amministrative. Inoltre, la mancata reperibilità attraverso un recapito certificato può rendere inefficace la ricezione di atti ufficiali, generando responsabilità dirette e potenziali blocchi nella gestione di pratiche urgenti.
Dal punto di vista pratico si tratta di una modifica semplice da attuare, ma che richiede attenzione nel monitoraggio e nella conservazione dei dati, perché la PEC personale diventa parte integrante dell’identità digitale dell’amministratore all’interno del sistema camerale.
Effetti sulla governance e sulla gestione delle comunicazioni ufficiali
L’introduzione della PEC personale genera un impatto immediato sulla trasparenza della governance societaria. La comunicazione diretta agli amministratori riduce drasticamente i rischi di misunderstanding interni e rafforza la responsabilità di ciascun membro dell’organo amministrativo. Ogni PEC ricevuta viene considerata legalmente notificata all’amministratore, il quale deve quindi monitorare con regolarità la casella per non incorrere in omissioni o ritardi.
Il nuovo quadro normativo porta anche a una gestione più ordinata dei flussi informativi. Le società, soprattutto quelle strutturate, non dovranno più smistare o inoltrare comunicazioni indirizzate genericamente agli amministratori. Ogni messaggio verrà consegnato direttamente alla PEC personale, semplificando i processi interni e riducendo la possibilità di errori nella catena di trasmissione.
A livello organizzativo questa novità richiede un coordinamento tra la segreteria societaria, gli studi professionali che supportano l’azienda e gli amministratori stessi. Diventa infatti fondamentale assicurare che gli indirizzi PEC restino operativi nel tempo, anche in caso di cambio di provider, scadenza del servizio o sostituzione dell’amministratore.
Il vantaggio principale è la maggiore affidabilità complessiva del sistema. Una notifica ufficiale non può più perdersi in flussi aziendali complessi o essere ignorata da chi non era direttamente in carica in quel momento. La PEC personale diventa così un elemento fondamentale del rapporto tra impresa e istituzioni.
Come attivare la PEC personale e comunicare i dati alla Camera di Commercio
L’attivazione della PEC personale è rapida e richiede pochi passaggi. L’amministratore può scegliere il provider certificato che preferisce e procedere alla registrazione della casella, che sarà associata direttamente alla sua identità attraverso i sistemi di verifica richiesti. Una volta attivata, la società potrà trasmettere i dati alla Camera di Commercio tramite una pratica telematica standard, indicando l’indirizzo PEC collegato al nominativo dell’amministratore.
È essenziale che la PEC sia mantenuta attiva e monitorata nel tempo, perché potrebbe diventare il canale prioritario attraverso cui la Pubblica Amministrazione invierà comunicazioni vincolanti, richieste documentali, notifiche di controllo o avvisi di irregolarità.
Per le società più grandi o con organi amministrativi numerosi è consigliabile predisporre un archivio aggiornato contenente tutte le PEC personali, in modo da agevolare eventuali comunicazioni e garantire la piena conformità del Registro delle Imprese rispetto alle informazioni interne.
Dove attivare rapidamente la PEC per adempiere alla normativa 2026
Per rispettare l’obbligo in vigore dal 1° gennaio 2026 è fondamentale dotarsi di una PEC personale che sia riconosciuta, sicura e immediatamente utilizzabile per le comunicazioni legali. Su Visurissima è possibile attivare la propria casella PEC in pochi minuti, scegliendo una soluzione completamente conforme ai requisiti richiesti dalla normativa e valida per la comunicazione alla Camera di Commercio. All’indirizzo https://www.visurissima.it/pec-domicilio-digitale è disponibile il servizio dedicato, pensato per chi desidera ottenere un domicilio digitale professionale, rapido da attivare e pronto all’uso per gli adempimenti societari del 2026.